Orientaciones para la elaboración de los planes de control plurianuales

La Comisión Europea ha elaborado un documento que orienta a los Estados miembros en la preparación, actualización y revisión de los Planes Nacionales de Control Oficial de la Cadena Alimentaria (PNCOCA) plurianuales. 

Entre las aclaraciones que aporta este documento se destacan las siguientes:

• Otras actividades oficiales: No es necesario incluir información sobre otras actividades que no entren en el ámbito de aplicación del plan, aunque pueden incluirse si se considera que ayuda a entender mejor el plan.
• Plan único e integrado: se debe designar un organismo único encargado de coordinar la elaboración del plan entre todas las autoridades competentes responsables de los controles oficiales. En caso de administraciones descentralizadas, debe asegurarse la planificación y coordinación de manera integrada, y no ser una mera compilación de planes asociados a autoridades competentes concretas o a ámbitos específicos.
• Periodo de validez: se recomienda que no sea inferior a tres años ni superior a cinco años. No obstante, teniendo en cuenta el entorno cambiante, el nivel de detalle de los controles puede actualizarse de manera anual.
• Autoridades competentes: debe incluirse una descripción completa de la estructura y funciones de las autoridades competentes designadas para todos los controles oficiales, así como todos los organismos delegados o personas físicas en quienes se deleguen determinadas funciones. También se incluirán las funciones y responsabilidades respecto al control oficial, indicando los recursos humanos de los que se dispone y las instalaciones y servicios de apoyo, tales como sistemas informáticos, instalaciones y servicios de laboratorio, diagnóstico, investigación y formación.
• Delegación de funciones: se indicarán las autoridades competentes que delegan las funciones oficiales de control en organismos delegados, enumerando las funciones específicas delegadas y la descripción de las disposiciones adoptadas para asegurar que tanto las autoridades delegantes como los organismos delegados cumplen con la normativa de aplicación.
• Laboratorios: se incluirán la relación y los acuerdos con los laboratorios oficiales y los laboratorios nacionales de referencia designados para la realización de los análisis de las muestras tomadas durante los controles oficiales. No es necesario incluir en el plan una lista completa de laboratorios oficiales designados, pero se debe disponer de esa lista para consulta en sitios web.
• Organización y estructura: para cada autoridad competente, y organismo delegado si lo hubiera, se incluirá la organización y relaciones jerárquicas, así como las disposiciones sobre verificación para garantizar la calidad, imparcialidad, coherencia y eficacia de los controles oficiales en todos los niveles.
• Formación: se detallarán cómo se determinan las necesidades de formación, cómo se imparte y evalúa la formación y cómo se documenta la formación a efectos de auditoría, de cara a asegurar que el personal de control reciba la formación y competencias necesarias para llevar a cabo los controles de manera efectiva.
• Categorización del riesgo: debe incluirse la descripción del proceso de categorización del riesgo, que permita que se realicen controles oficiales de todos los operadores con regularidad, en función del riesgo y con la frecuencia apropiada.
• Informes de aplicación: la información relativa a la aplicación del plan, como procedimientos escritos, documentación y registros, debe ser recopilada y puesta a disposición de las auditorías que permitan la verificación de la aplicación efectiva. Se deberá presentar un informe anual sobre la aplicación del PNCOCA, que se ponga a disposición del público y se facilite a su vez a la Comisión.
• Acceso a los procedimientos documentados y registros: se describirán los sistemas establecidos para archivar los procedimientos documentados y los resultados de los controles oficiales y los registros correspondientes, para garantizar que puedan acceder fácilmente a ellos todo el personal de control, las autoridades competentes, el personal encargado de las auditorías y la Comisión, previa solicitud.
• Auditorías: se incluirán las disposiciones para realizar las auditorías de las autoridades competentes, a fin de garantizar la eficacia y adecuación de los controles oficiales. Estas disposiciones deben indicar cómo las autoridades competentes adoptan las medidas oportunas atendiendo a los resultados de las auditorías. También deberá indicarse cómo se garantiza que las auditorías sean objeto de examen independiente y se lleven a cabo de manera transparente.
• Adaptaciones durante su aplicación: los planes deben contener información sobre el proceso de revisión anual, como contribución al informe anual sobre su aplicación, y sobre cómo se integran los resultados de las auditorías.
• Planes de contingencia: deberán indicarse los ámbitos en los que se disponga de planes de contingencia específicos, su ámbito de aplicación, el organismo responsable de su preparación y mantenimiento y los sistemas establecidos para difundir los planes de contingencia e impartir la formación adecuada para aplicarlos.
• Cooperación y asistencia mutua: se describirá el modo en que las autoridades competentes interactúan, intercambian y difunden información sobre los riesgos a fin de facilitar la adopción rápida de medidas para contrarrestar dichos riesgos y los mecanismos de asistencia y cooperación transfronteriza.

La organización de los sistemas de control oficial deberá tomar en consideración el equilibrio entre las funciones y los recursos, la relación coste-eficacia y la rentabilidad. Para ello:

• Se definirá el modo en que las disposiciones de aplicación horizontal se integran en los controles oficiales aplicables a cada ámbito.
• Se describirán las disposiciones destinadas a garantizar la eficacia y efectividad de la coordinación de las actividades y la cooperación en el seno de una autoridad competente y entre dos o más autoridades implicadas en el mismo ámbito de control, tales como reuniones, comisiones mixtas y grupos de enlace.
• Se detallarán las iniciativas compartidas para la formación del personal de control, el acceso compartido a laboratorios y equipos de diagnóstico, la gestión y el uso de bases de datos compartidas y cualquier otra actividad para garantizar el funcionamiento eficaz de los sistemas de control.

El documento incluye un Anexo en el que se adjunta un listado de normas que contienen disposiciones relativas a los controles oficiales para cada uno de los ámbitos de aplicación del Reglamento (UE) 2017/625.